Manajemen Sumber Daya Manusia

Pentingnya Fungsi Pengadaan (Procurement) Karyawan

Fungsi pengadaan sangat diperlukan sekali dimana karyawan atau tenaga kerja dapat di gantikan oleh karyawan baru yang berkompeten, dengan motivasi baru dan semangat baru dari karyawan baru tersebut. dan juga pemikiran baru dari perusahaan untuk lebih maju dan disiplin agar perusahaan dapat mencapai tujuannya.

Masalah Pengadaan Karyawan Merupakan Hal yang Sulit dan Rumit

Karena karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktifitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan latar belakang pendidikan, usia dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa ke dalam organisasi perusahaan. Karyawan bukan mesin, uang, dan material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya oleh perusahaan.

Maka pengadaan karyawan sangat sulit dan rumit diakibatkan oleh keinginan perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan berkompeten serta penempatan karyawan yang sesuai dengan keahliannya. Agar gairah kerja dan kedisiplinannya akan lebih baik serta efektif menunjang terwujudnya tujuan perusahaan.

Perbedaan antara Pengadaan Tenaga Kerja dan Faktor-faktor Produksi Lainnya

Perbedaan pengadaan tenaga kerja dan faktor produsi lainnya adalah :
1.Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip sedangkan faktor lain tidak.
2.pengadaan harus mengikuti beberapa langkah analisis sedangkan faktor yang lain
langsung.
3.pengadaan karyawan harus mengikuti seleksi tetapi yang lain tidak.

Pokok Bahasan Utama pada Fungsi Pengadaan

Pokok bahasan utama pada fungsi pengadaan adalah proses dimana penarikan, seleksi dan penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang yang efektif dan efisien membantu tercapainya suatu tujuan perusahaan.

Pengertian : Job Analysis, Job Description, Job Specification, Job Evaluation, Job Position, Job Requirement, Job Enrichment, Job Enlargement, dan Work Simplification.

Job Analysis
Informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuannya tercapai.

Job Description
Informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan,dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

Job Spesification
Uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa deterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.

Job Evaluation
Menilai berat/ringan, mudah/sukar, besar/kecil risiko pekerjaan, dan memberikan nama, ranking (peringkat), serta harga atau gaji suatu jabatan.

Job Position
Ditetapkannya secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya.

Job Requirement
Persyaratan-persyaratan jabatan tentang keterampilan yang dikehendakinya.

Job Enrichment
Perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal yang akan dikerjakan seorang pejebat dalam jabatanya.

Job Enlargement
Merupakan suatu perubahan yang direncanakan pada berbagai kegiatan pekerjaan untuk memberikan variasi yang lebih besar kepada seorang karyawan yang mempunyai pengetahuan dan keterampilan lebih.

Work Simplification
Penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan.

Langkah - langkah Penyusunan Job Analysis

Langkah-langkah Job Analysis:
a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
c. Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan di analisis.
d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
g. Meramalkan atau memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Manfaat Job Analysis, Job Description, Job Specification

Job Analysis
Akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personil requirement), prilaku manusia dan alat-alat yang akan dipergunakan.

Job Description
Dapat menjadi dasar menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu serta dapat dijelaskan bahwa yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.

Job Spesification
Untuk menguraikan pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya serta dapat menunjukan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.

Definisi: Pengadaan, Penarikan dan Seleksi

Pengadaan
yaitu “Proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan.”

Penarikan
yaitu “Usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam satu perusahaan.”

Seleksi
yaitu “Suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan. Seleksi ini didasarkan kepada spesifikasi tertentu dari setiap perusahaan bersangkutan.”

Pokok-pokok Bahasan Dalam Penarikan (Recruitment):
a. Penentuan dasar penarikan
b. Penentuan sumber-sumber penarikan
c. Metode-metode penarikan
d. Kendala-kendala penarikan

Dasar Penarikan Calon Karyawan

Dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya para pelamar yang memasukan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang diminatinya. Dasar penarikan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan secara terinci agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut. Misalnya: batas usia, pendidikan, jenis kelamin dan kesehatan. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan pedoman penarikan, karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari jabatan atu pekerjaan tersebut.

Metode-metode Penarikan:

Metode Tertutup
Metode Tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja. Akibatnya, lamaran yang masuk relatif sedikit sehingga kesempatan untuk mendapatan karyawan yang baik sulit.

Metode Terbuka
Metode Terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa, cetak maupun elektronik agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode terbuka diharapkan lamaran banyak masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang qualified lebih besar.

Sumber-sumber Tenaga Kerja:

Sumber Internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowong diambil dan dalam perusahaan tersebut. yakni dengan cara memutasikan atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. hal ini sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang ada.

Sumber Eksternal
Sumber Eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong, dan pelamar pekerjaan tersebut yakni dari luar perusahaan atau karyawan baru.

Kebaikan-kebaikan Sumber Internal:
a.Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan, karena ada kesempatan promosi.
b.Prilaku dan loyalitas karyawan semakin besar terhadap perusahaan.
c.Biaya penarikan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan.
d.Waktu penarikan relatif singkat.
e.Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.
f.Kestabilan karyawan semakin baik.

Kelemahan-kelemahan Sumber Internal:
a.Kewibaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.
b.Kurang membuka sistem kerja baru dalam perusahaan.

Sumber-sumber Eksternal:
a.Kantor penempatan tenaga kerja.
b.Lembaga-lembaga pendidikan.
c.Referensi karyawan atau rekanan .
d.Serikat-serikat buruh.
e.Pencakokan dari perusahaan lain.
f.Nepotisme dan leasing.
g.Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa.
h.Sumber-sumber lainnya.


Kebaikan-kebaikan Sumber Eksternal:
a.Kewibaan pejabat relatif baik.
b.Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.

Kelemahan-kelemahan Sumber Eksternal:
a.Prestasi karyawan lama cenderung turun, Karena tidak ada kesempatan untuk promosi.
b.Biaya penarikan besar, karena iklan dan seleksi.
c.Waktu penarikan relatif lama.
d.Orientasi dan induksi harus dilakukan.
e.Turnover cenderung akan meningkat.
f.Prilaku dan loyalitasnya belum diketahui.


Kendala-kendala Penarikan Tenaga Kerja:
a.Kebijakan-kebijakan Organisasi
b.Persyaratan Jabatan
c.Metode Pelaksanaan Penarikan
d.Kondisi Pasar Tenaga Kerja
e.Solideritas Perusahaan
f.Kondisi-kondisi Lingkungan Eksternal